Mødernes tilstand 2019

En ny rapport fra verdens førende planlægningsplatform, Doodle, har interviewet over 6.500 fagfolk i Storbritannien, Tyskland og USA og undersøgt 19 millioner møder arrangeret via deres platform i 2018.

• Den gennemsnitlige professionelle bruger tre timer om ugen på møder - hvilket gør to tredjedele af alle møder unødvendige eller spild af tid

• Samlet set vil 24 mia. timer gå tabt på unødvendige møder i det næste år

• Mere end en tredjedel (37 %) af de professionelle mener, at unødvendige møder er den største omkostning for deres organisation

• 76 % af de professionelle foretrækker personlige møder frem for opkald eller videochat

• Formiddagen er det bedste tidspunkt at holde et møde på - 70 % af de professionelle foretrækker møder mellem kl. 8 og 12.

Online planlægningsplatformen Doodle annoncerer i dag lanceringen af sin omfattende Doodle Meeting Report 2019, en helt ny dybdegående undersøgelse af den aktuelle situation for møder på arbejdspladsen, der inkorporerer proprietære data og ny forskning udført med 6.026 fagfolk i Storbritannien, Tyskland og USA.

Doodle bruges af over 30 millioner mennesker hver måned i virksomheder som Apple, Google og Amazon og er verdens førende inden for online planlægning. Rapporten er en omfattende undersøgelse af den tid, der går til aflyste eller unødvendige møder, ineffektive arbejdsmetoder og foretrukne mødemetoder, og indeholder ekspertkommentarer fra akademikere og psykologer inden for organisation.

Blandt de vigtigste resultater kan nævnes:

Svagt tilrettelagte møder påvirker i alvorlig grad bundlinjen

Dårligt tilrettelagte møder koster virksomhederne et enormt beløb i tid og penge hvert år. Fagfolk i Storbritannien, Tyskland og USA bruger to timer hver uge på meningsløse møder, hvilket løber op i 13 dage i løbet af et år. Den gennemsnitlige fagperson holder tre møder om ugen, og hvert møde varer i gennemsnit en time. Proportionelt set mener fagfolk, at to tredjedele af de møder, de deltager i, er unødvendige.

Omkostningerne ved dårligt tilrettelagte møder mærkes mest i Det Forenede Kongerige, hvor 40 % af de fagfolk ser dette som den største omkostning for deres organisation, sammenlignet med 38 % i Tyskland og 34 % i USA. Doodle har også beregnet de kumulative årlige omkostninger i tid og timer for virksomhederne i de undersøgte lande*:

Hvis man går dybere ned i de specifikke personlige konsekvenser, angav over en fjerdedel (26 %), at dårligt organiserede møder påvirker deres kunderelationer, mens andre mener, at de skaber forvirring på arbejdspladsen (43 %) og påvirker deres evne til rent faktisk at udføre deres arbejde (44 %).

Dette understøttes af, at en tredjedel (33 %) af de fagfolk finder sig selv ude af stand til at bidrage til de fleste af de møder, de deltager i - hvilket tyder på, at overinvitation er et stort spild af tid på arbejdspladsen.

Doodle analyserede over 19 millioner mødeanmodninger og svar for at bestemme den gennemsnitlige tid, det tager nogen at svare på en mødeinvitation, og identificerede de mest og mindst effektive lande til at planlægge møder:

Mest effektive

• Italien - 5 timer og 24 minutter

• Polen - 5 timer og 30 minutter

• Israel - 5 timer og 48 minutter

Mindst effektivt

• Sverige - 10 timer og 18 minutter

• Schweiz - 10 timer og 30 minutter

• Frankrig - 10 timer og 45 minutter

Paul Axtell, forfatter til "Meetings Matter" kommenterer konsekvenserne af dårligt organiserede møder:

• "Virkningerne af dårlige møder påvirker også folks egen adfærd. Når de føler, at et møde ikke fungerer for dem, ender de med at tage andet arbejde med og multitaske i stedet for at eje samtalen.*

Medarbejderne er også dem, der betaler de mindre åbenlyse omkostninger i forbindelse med dårlige møder ved ikke at være fuldt ud opdateret og organiseret, hvilket kan betyde, at de tager arbejde med hjem og derfor ikke slapper af og restituerer sig. På kort sigt kan de enkelte personer klare sig igennem disse problemer - men på lang sigt betaler de en høj pris i form af ekstra stress."

Face to face er bedst

Selv om teknologien giver os mulighed for at deltage i møder hvor som helst i verden, er møder ansigt til ansigt stadig klart vores foretrukne mødemetode.

76 % af de adspurgte fagfolk angav dette som deres foretrukne format, mens andre metoder scorede lavt:

• Telefonmøder - 7 %

• Videoopkald - 5 %.

• Øjeblikkelig besked - 4 %.

Da respondenterne blev spurgt om fordelene ved personlige møder, var de klare over, at det er en klar fordel at mødes personligt:

• 95 % af de fagfolk mener også, at personlige møder var en effektiv måde at opbygge relationer på arbejdspladsen på.

• mindre end halvdelen (47 %) sagde det samme om instant messaging

Steven Rogelberg, professor og professor i ledelse ved University of North Carolina ogforfatter til "The Surprising Science of Meetings" kommenterer dette resultat:

"Forskning om møder er bare så vigtig. Der er måske ingen anden arbejdsaktivitet, der er så almindelig og alligevel så beklaget. *

"Selv om teknologien har gjort det lettere og lettere at mødes på afstand, og det er en god ting, er der noget særligt stærkt forbundet med at mødes ansigt til ansigt. Kommunikationen har en tendens til at være mere rig og nuanceret, da der er masser af verbale og ikke-verbale signaler. Disse ekstra lag kan ikke blot fremme en dybere forståelse, men kan også bidrage til at fremme relationer, da det er lettere at se og forstå kommunikationsintentioner og undgå misforståelser. I modsætning til et virtuelt møde, hvor det er nemmere at gemme sig i baggrunden og multitaske, er der på møder ansigt til ansigt større ansvarlighed og engagement. "

Hvad gør et godt eller dårligt møde?

Respondenterne blev også spurgt om, hvad der gør et godt eller dårligt møde, og resultaterne viste, at en klar organisering er afgørende for et godt møde, mens distraherende eller ineffektiv adfærd afsporer møderne:

Hvad gør et godt møde til et godt møde?

• Fastsættelse af klare mål - 72 %

• Fastsættelse af en klar dagsorden - 67 %.

• Der må ikke være for mange mennesker i lokalet - 35 %.

Hvad gør et dårligt møde til et dårligt møde?

• Folk, der ringer eller sms'er under møderne - 55 %

• Deltagere, der afbryder hinanden - 50 %.

• Folk lytter ikke til andres bidrag - 49%

• Folk, der kommer for sent eller går for tidligt - 49 %.

• Folk taler om ingenting i lange perioder - 46 %.

Dr. Sankalp Chaturvedi, lektor i organisationsadfærd og ledelse ved Imperial College London, kommenterer, hvad der kendetegner et godt møde:

• "Hemmeligheden bag et vellykket og tidseffektivt møde er forberedelse. Dagsordenen må ikke være for lang. Ellers risikerer man at bruge for meget tid på de første punkter, og de senere punkter bliver hastet igennem. Dagsordenen bør rundsendes i god tid, herunder målene for, hvad der forventes af mødet, og specifikke detaljer om emnerne og tidsfordelingen." *

Gabriele Ottino, administrerende direktør for Doodle, kommenterer:

"Alle kender til de kedelige, meningsløse møder. De sker hver dag, men den kumulative effekt er ærlig talt chokerende! Hvis du ikke forsøger at forbedre effektiviteten af møderne i din organisation, spilder du en enorm mængde penge og tid. Mange organisationer vil lide under en tilfældig tilgang til planlægning og afvikling af møder, og især de 25 % af de fagfolk, der i gennemsnit har fem eller flere møder om ugen.

• Vi bestilte denne rapport, fordi vi ønskede at få en bedre forståelse af, hvad der gør et dårligt møde til et dårligt møde, og hvordan det påvirker folk på daglig basis. Det positive er, at der i de enorme økonomiske konsekvenser ligger enkle problemer, som nemt kan løses. Ting som at sætte en klar dagsorden, kun invitere relevante personer og ordentlig planlægning kan let gennemføres, og hvis vi holder os til disse principper, er der en klar mulighed for at opnå store besparelser, reducere spildtid og irritation hos medarbejderne - til gavn for alle. "*